浅谈HSE档案资料的建立和管理

 摘　要:对中国石化河南石油分公司HSE管理体系在建立实施过程中产生的档案资料,就其建立和管理工作进行了介绍,并就HSE管理体系与一些传统管理方式产生的档案资料的相互渗透和融合问题进行了探讨。
　  关键词:HSE管理体系　档案资料　建立　管理
安全、环境与健康(HSE)管理体系是国际石油石化行业通用的管理方法,也是切实落实安全生产责任制,推行风险管理,清洁生产,保护员工身体健康的具体体现。在建立、实施HSE管理体系过程中产生了大量档案资料,而且涵盖了成品油收发存、销售各环节中产生的诸多记录和文件,而这些档案资料的建立和管理也和新建立的HSE体系一样,存在一个探索和完善的过程。
1　目前HSE档案资料管理的现状
HSE体系正式实施后,大量的资料、记录要收入档案室。首要的问题是什么记录保存?什么记录不保存?例如:各单位危害识别小组每年都要进行HSE危害识别,风险评估清单要不要保存,若要保存又如何存档,是所有的识别清单都保存,还是只保存重大风险清单?重叠性文件怎么办?例如,上级单位检查组每次来检查的方法不一样,有的对照HSE体系手册、程序文件查资料;有的仍查传统的规章制度、检查标准。被检查单位势必准备两套档案资料,供各检查组查阅,然而给档案资料的分类保存带来了一定困难。
这在HSE体系建立与实施的初期,相关档案资料的建立和管理的初期是不奇怪的。但是,由于档案资料建立和管理的连续性和累积性。在其初期必须有一个好的开头打下好的基础,不然势必出现头重脚轻、虎头蛇尾的现象,形成错误模式和习惯后,再改就难了。然而,在体系实施成熟期未到来之前,又很难有一个完善的归档和管理办法,特别是在集团公司、销售事业部没有下达具体的、统一的HSE档案管理标准之前,还要根据通常的建档管理规律和HSE档案的特点,探索适合自身经营发展需要的档案管理方法,为建立档案资料的规范化管理打好基础,更好地为HSE管理体系的计划编制、实施检查、改进和持续完善提供基础资料和科学依据。
2　促进HSE档案资料规范管理的几种途径
2.1　细分要素,逐级追究,完善档案
体系建立容易,实施难。体系发布后,看各级执行单位的档案资料是否完备就知晓体系执行情况了。因为基层单位习惯于旧有的管理方式,往往是不执行或是执行不到位。而HSE体系的核心是《程序文件》的执行,大量的档案资料也由此产生。因此,管理好档案资料,也能较好地避免HSE管理体系制定与具体实施的脱节现象,它们是相辅相成的。所以强制执行程序文件是非常必要的,即要求所属各机关部门、基层单位细分出相关要素的内容,知道谁干什么,填写什么,归入档案些什么等等。为此,一些省石油分公司制定了《HSE责任事故及责任追究制暂行办法》,追究各级HSE组织、领导者和执行者的责任,使之在日常生产、施工、改造、维修中自觉执行HSE管理体系的要素内容,自觉填写记录,自觉归入档案。作为档案资料,也要求从档案资料的产生时开始,就是要素清晰,内容真实、准确、完善,职责明确的档案资料,为其今后的管理和使用打下扎实的基础。
2.2　做好培训,从具体档案管理人员入手
做好“培训”是HSE管理体系建立与全面、正确实施的关键。做HSE工作的人都有同感,每个阶段的培训都很重要,如同盖楼房,一层没盖牢,就危及全楼的质量。因此,要高度重视每个环节的培训工作。在整个体系对外发布后,再次组织HSE体系具体操作人员也就是档案管理人员培训班,使他们明确HSE档案管理工作的重要性、具体职责及资料向谁催要、如何入档等等问题。既可以按《HSE程序文件》排序目录分列入档,也可以按《油库检查评比标准》的序列号分解入档。
2.3　分区摆放,遵循入门,做好文件目录与编号
面对重多的档案资料,要查阅方便,首先可按HSE体系的十大要素或资料的种类划分为几个大的区域:即HSE组织、教育、检查、风险管理、设备管理、应急管理、变更管理等,根据自身情况设置,粗细皆可。总之,几大资料区域的设置要充分包含HSE体系所规定的要素内容,然后按内容做好标识将档案柜分列开来,以便档案遵循入门。优秀的档案室,应编制一份简明扼要的《文件记录清单》,详细列出该资料室所存放资料的名称及供其检索文件的编号。既便不查阅资料,也可通过文件记录清单,了解整个档案室的资料内容。关键是检索文件的编号要简洁易懂,便于文件建立和追溯。要专门制定《HSE编号管理办法》,将油库、车队、加油站、安监科等基层单位、职能科室全部覆盖其中,确保了HSE文件的可追溯性。统一编号之后,可将文件编号打印在档案盒标签上,按区域、编号查阅非常方便。
2.4　定期督查,加大档案资料在考核评比中的权重
HSE管理体系执行中,日常收发存,销售环节中产生的各种记录清单要存至档案室,以备查。那么各级督查组和HSE办公室就应该将基层档案室做为每次督查的重点之一,抽查程序文件中关键性的条款,查看是否执行。检查中会发现由于种种原因而造成的错误清单,即该填写的不填,不该填的却写了许多;或者是方法错误,如:要用工作危害分析法(JHA)却使用预危害分析法(PHA),致使分析不准确,浪费了时间和精力。此时督查人员在检查中要履行辅导员的职责,及时讲解、更正被曲解的内容。督查完毕后,要将此次成绩记入全年考核成绩之中,加大档案资料在考核评比中的权重,奖优罚劣,以督促HSE体系的具体执行。
3　HSE体系繁衍资料的整合与设置事例
3.1　危害识别风险评估与隐患治理台帐的融合HSE程序文件要求,基层生产单位“HSE危害识别小组”每年要对工作岗位、要害区域做一次危害识别风险评估,彻底查找重大危害。可以将此活动产生的资料与传统的隐患治理台帐有效的结合起来,将每年年初所识别的危害结果,逐项提出申请、做出《管理方案》,同时也汇入隐患治理台帐。即《HSE管理方案》与《隐患治理台帐》统一,各有详有略,做到有项目、有时间、有资金、有负责人。而各项新改扩建、大维修项目所进行的危害识别与风险评估清单要附在该项目资料档案中,单独存档会造成零乱和不便。
3.2　承包商管理文档的建立
此文档的内容较以往的传统管理内容要丰富得多,基层单位所有新改扩建的项目都要纳入管理,对设备设施、工艺参数等的变更要准确记录并入档。再有各项《作业许可证》的更改,在2004中国石化集团公司下发的《安全生产监督管理制度》中,规定在用火、进入受限空间、破土等作业许可证中要填写危害识别内容。但应当区分的是此危害识别是局部识别,不能替代整个项目。如:卸油栈桥的重建或改造必须做一个整体的危害识别,并根据风险度的大小制定相应的控制措施。此外,施工现场承包商的选择、监督、检查与惩治,要填写《HSE承包商工作现场检查清单》、《违反HSE安全协议罚款单》、《不符合整改通知单》等且要及时整改,不仅仅是签一个安全协议,搞一个形式上安全教育就万事大吉了,强化现场监督及完工后的验收等等都要从记录开始,全部归入档案。
3.3　提供详实资料,促进设备管理
HSE设备管理档案要有详尽资料记录,才有建立的必要及参考价值。以油库为例:河南石油分公司将在用29个油库的所用设备以表格的形式登录在档,从油库的始建日、占地面积到油罐、机械设备、输油管线、防爆电器等设备的工艺参数、生产厂家等等都尽揽其中。此外,对新改扩建项目的变更,诸如在乙醇汽油工程改造、油罐防腐、消防道路的改建中的设备参数、使用涂料、厂家、改造时间等等进行了详细记录。同时还一一对应设置了设备责任牌,大到储油罐、栈桥、油泵小到消防器材、可燃气体报警器、阀门等,都有明确的设备保养时间、测试时间和责任人,从而确保了设备完好率,保证了收发、储运销。油罐汽车被称为流动的危险源,每年都有油罐车在运油过程中发生各种大小事故。因此,在HSE档案管理中,要求油罐车队必须严格执行HSE程序文件,除日月周三级车辆安全检查之外,还须建立《油罐车单车档案》,主要包括车辆管理部门、危害运部门发放的道路危险货物运输操作证、从业证、营运证记录、车检记录等。同日还要建立《车辆维修档案》,包括罐车分级保养记录大中小维修记录等,从维修厂家、更换配件、型号年份、合格证等都要入档。为日常维修保养提供准确依据,确保安全运营。
3.4　应急档案管理
应急预案是企业预防突发事故的有力屏障查应急档案,首先是看各项应急预案是否齐全有效,它的编制是否遵循HSE程序要求等。在HSE体系实施过程中,要组织人员对多年沿用的各项应急预案进行全面修改,剔除空洞、不切实际的内容,整理出防火、防震、防汛、防停电、防停水等各项预案,组织干部职工进行演练,也可按区域进行消防演习比赛,提高处理突发事件的能力,将突发事件的影响损失减少到最小程度。河南石油分公司还简化了传统的演习总结,在《HSE应急管理程序》中明确要求演练结果填入《HSE重大事故及灾害应急处理预案演练》记录表,它既方便、实用又利于存档,受到基层单位的欢迎。此外,消防车、泡沫泵、水泵等的定期运行记录,泡沫液、消防蓄水的更换记录以及消防队员定期的训练计划和训练成绩等等都要如实在应急档案中体现并接受查验,从而达到防微杜渐、安全生产的目的。
4　结语
笔者希望通过上述粗浅的认识,能够给大家带来一些帮助与启发,一些企业按此建立档案,已初见成效,在日常安全数质量管理中发挥了较好作用,提升了安全数质量管理水平。总之,HSE管理体系的具体实施,是一项长期、艰巨的工作,任重而道远。HSE档案资料的建立和管理工作是不可忽视的重要环节,只要坚持运用,在生产实际中不断摸索、改进和完善,企业、员工还是受益匪浅的。