进出口业务管理制度

1、目的
为了明确进出口业务的程序，规范进出口业务操作，促使进出口业务的顺利开展和有序进行，特制定本制度。
2、范围
适用于本公司进出口业务操作所涉及的程序。
3、一般贸易进出口业务、内销业务及日常工作流程
一、出口业务
1、根据生产部预计落货信息及客人要求货期，订舱。留意客人停靠港口不一样（纽约港/洛杉矶等）停靠港口不一样，需分卸货港订舱！
JP客有关订舱货柜柜型基本要求为：
1*20GP---22-27方
1*40GP---52-57方
1*40HQ---62-67方
1*45HQ---72-78方
注意事项：客号，款号，货物描述，纸箱尺寸等。有关货物描述，详情参阅REVISION FOR DESCRIPTION&QUOTA CAT&DOC.REQUEST FOR JP。SO-ATTH及STD-SO列印PDF件为订舱-1，订舱-2发船公司订舱，并抄送香港船务部同事。
2、JP客确定船期，追船公司配舱信息，ETD,ETA,AMS CUT OFF确定装柜日期及报关日期，并通知生产部，营业部，仓库，车间具体装柜日期及准确落货数据提供日期。注意，洋山港先报关后进港，外港先进港后报关。请务必保证至少在装柜前一天将报关资料寄报关行（节假日至少提前两天，防止快递公司业务繁忙导致报关资料不能准时送达报关行）实施无纸化报关的关区，只需要正本件扫描给报关行即可。
3、配舱信息第一时间发报关行，要求确定提柜日期装柜日期不能迟。请注意开港时间，确定装柜日期必须保证至少第二天已开港，否则会产生异常费用（落箱费或预进港费），不可导致异常费用产生。
4、制作报关资料，船务资料。
报关资料：发票，装箱单，申报要素，报关委托书，报关单。每款衣服都须亲自去车间查看并确认款式（套头/开襟/户外套装）并拍照附申报要素后面，确保申报正确。请一定注意！！
注意事项：
（1） 请务必保证单单相符，单证相符，单物相符。
（2） 有关商品编码请查阅海关税则书，亦可参考之前报关所用编码，也可咨询报关行专业报关人员（但不可完全听信，必须自己一一复核）。（商品编码归类原则：类别分男士/女士/孩童，成分含量分棉/羊毛/纤维/麻等，请一定注意归类时成分含量大取之，相同含量取编码在前者，款式分套头/开襟/背心/斗篷等）
（3） 申报要素包括：品名，制造方法（针织，钩编，是否为起绒），款式（套头衫/开襟衫/背心/斗篷等），类别（男/女），成分含量，品牌（JP/EIGHT等，请查阅生产配料单）请务必保证申报要素齐全，正确无误。
船务资料：CTR-LOAD PALN, EXPORT INVOICE，AMS
注意事项：
（1） CTR-LOAD PLAN为香港集团统一系统，不可私自变更任何地方，因有宏执行，若变动会损坏系统。只在CTR,MID,BL-1里操作，其他只需聚集执行宏即可。需注意CODE,HS CODE,HTS CODE,BL,S/O NO等
（2） EXPORT INVOICE注意单价，总价，务必保证与报关资料一一对应，因最终收客货款以此份EXPORT INVOICE为准，收汇以报关单位准。
（3） AMS信息包含三份（AMS-1，AMS-2，AMS-3是由CTR,MID,BL-1衍生）请保证所提供AMS所有数据准确无误，此份最终发美国海关，若数据有误会导致客人清关，请务必注意。
5、排柜。排柜原则：同款同批同尺寸排，宽度高度最大利用率，先紧后宽，尺寸放耗1CM。
6、装柜砌柜。货柜到厂，检查货柜，填写货柜七点检查法。柜内有严重刷漆，生锈，破洞，裂痕等一律不接受。检查拖车，填写拖车检查表。拖车必须具有行驶证，驾驶证。严格根据要求检查货柜是否符合客户要求。核对箱封号，填写设备交接单，每柜对应一份设备交接单，相对应一份CTR.砌柜请依据排柜所计算的排法。全程在场监督装柜，并妥善保管好封条。货柜装好后，当场封柜，并拍照。拍照须严格按照客户要求，一共拍6张照片合并一份WORD传香港及客人。装柜前，空柜拍一张，版开门拍一张，货装至一半拍一张，货装好后拍一张，封柜拍一张，封条拍一张。具体操作方法及流程见JP客装柜规章制度。
7、复核报关单，确认BL。复核必须一一检查核对，发现错误，立即更正。复核报关单请根据报关资料，确认BL请根据AMS，请注意报关单单价，总价，注意BL货物描述一一对应，箱封号，毛重，有分柜请注意分柜相对应的数据。复核OK后，通知报关，出BL.
8、完善资料。LOAD PLAN，EXPORT INVIOCE，检柜确认单，检车确认单，装柜照片，托运单等资料整理发香港，完善台帐。请注意：所有资料整理按照箱号整理，一个货柜对应一文件夹，文件夹里包含：检柜单，检车单，托运单，LAOD PLAN，6张照片。再集合一批货所有资料，LOAD PLAN。出口发票发香港。
9、结关，货物到港装船。若遇查验，请出查验分柜明细给海关。查验分柜明细表请根据装箱单明细来制作，同批号归类，同件数归类，不同件数单独列明，请注意尾箱。查验OK后，请根据新的箱封号更改AMS信息，LOAD PLAN,BL等资料，查验发票需提供船公司，以便更改AMS信息产生异常费用。
10、核对对账单，报告审批。对账单请根据报价单核对，费用报告交主管审批，公司分管领导审批，交接财务。若有异常费用，请立即汇报，领导同意后方可执行，且附上相关电邮及费用明细单。
11、查验明细表。查验明细表根据集装箱号来整理，一个集装箱号对应一份查验明细表，并与AMS-1一一对应。一个生产单号对应一份列单，根据装箱单明细表，整箱归类，尾箱归类，一一明细罗列。此项一定要细致认真。
以上为整柜出口，拼柜出口流程大致相同，报关单需一一填写清楚，要求WWLL按照我们所填制的报关单申报即可。当月出口，当月办理入库出库手续，当月开票，不可隔月。每出口一批请及时更新出口台帐。
平时应注意收集运价变动，船期、航线等信息，为报价提供帮助。
二、进口业务（香港进口，淮安物流园区，张家港保税区）
（一） 制作进口报关资料
1、 香港进口。根据香港装箱单，制作进口报关资料：发票，合同，提单，装箱单，无木质包装声明，电放保函，报检委托书，报关委托书。
2、 淮安物流园区进口。根据百隆出货资料，审核单价及品名，制作发票，装箱单发香港确认并签章。制作进口报关资料：合同三份，两份CIF,一份FOB，发票，装箱单各两份，报关委托书1份，报关单1份。
3、 张家港保税区进口。根据华孚出货资料，审核单价及品名，制作发票，装箱单发香港确认并签章。制作进口报关资料：合同，发票，装箱单，报关委托书，报关单。
（二） 发电邮告知生产部，营业部，仓库，车间有关进口装箱单明细，并根据营业部采购申请单在K3系统里制作采购订单。采购订单需注意：供应商为FANG BROTHER,摘要为相对应的进口发票号码，缸号一一录入不可错，单价折算LBS。
（三） 根据进口船期，联系船公司换单
（四） 进口报关，电子数据报送，海关报关单审核，审单，审价，出税单,核算税款。税款计算方法：关税：CIF价*税率5%*汇率（汇率为上个月第三个星期的周三，若遇节假日顺延至下个星期周三）增值税：（CIF价+关税）*17%
请注意：税款征收计量单位统一为人民币，请将美元兑换为人民币计算。
（五） 缴纳税款。通过东方电子支付平台，进入全国海关税费支付系统，查询相对应的税单列印并打印，制作税款报告及汇款申报单交领导审批，交接并联系财务缴纳税款。
有关东方电子支付税款步骤：电子口岸卡操作员卡插电脑USB接口，进入收藏夹里“东方支付”网页，点击进入“全国海关税费系统”，输入密码82738339，最左侧栏有“税费单查询”（可查询需要交纳税款的款项），确认无误后进入“税费支付”，点击海关“税费支付”，选择“税单产生日期”（当天日期），选择需要支付税款的“税费单号”前面打勾，点击下方的“直接支付”，再次核对需要支付款项的金额，确认无误后，选择“中国银行”，确认直接支付，支付密码82738339，点击确认OK。
（六） 结关放行，若查验配合提供相关情况说明及查验资料。
（七） 放行后，电邮通知生产部，仓库到货日期，并在K3系统里制作采购订单，收料通知。请注意单价，关税及相关报关报检等手续费需分摊成本，缸号一一对应不可错，税率，汇率请查询相对应日期的正确数据。
（八） 货物到厂后，检查货柜及货物是否完好无损，并通知仓库卸货。
（九） 一周后，联系淮安水门桥中行，取税单。
（十） 根据税单，仓库入库单，发票正本件及相关报关报检手续费发票制作采购发票，并交接财务入账。
注意事项：
1. 进口报关单的填制，报关口岸要分清上海/淮安/张家港，单价需折算KGS，进口单价审核后需交香港审批，因单价变动涉及税款，切记不可私自调整单价，若价格有变动，需得到香港同事及方小姐电邮通知。
2. K3系统制作采购订单，一定要注意缸号色号的录入准确对应不可错，单价计算需折算关税及报关报检手续费分摊成本。
3. 若仓库发现来毛短缺问题，请第一时间联系生产部处理方案（补毛，联系仓库先出入库单；不补毛接受溢短装范围内短缺，联系仓库出入库单）
4. 交接发票需注意：购销发票，入库单，税单，税款报告，报关报检等手续发票，报关报检费用报告。交接财务发票请依据财务规定，登记发票。
三、 JPA出口单，内销单操作
（一） JPA出口单操作
1. 富川江出货装箱单，货到厂后，通知仓库验货，验收OK后发货至KW。
2. KW报关部李弘乐负责报关出口。报关OK后，将报关单及装箱单发生产部，营业部，仓库通知办理入库出库手续。报关单需KW报关部李弘乐（0752-8876212-314）提供，装箱单需KW生产部王婷（0752-8876212-616）提供。
3. 制作香港进口资料：合同，出口落货发票发香港船务部报关部同事，用于香港清关，请注意一份报关单对应一份资料（香港单/澳门单/台湾单）。
注意事项：整套报关资料：发票，合同，装箱单，载货清单，报关单（联系李弘乐）请注意报关资料中的发票，合同，装箱单与出口落货发票，香港签订购销合同不一样，两个概念，两个性质，不可混淆。当月出口，当月办理入库出库手续，当月开票，不可个月。每出口一批请及时更新出口台帐。
（二） JPA内销单
1. 富川江出货装箱单，货到厂后，通知仓库验货，验收OK后发货。JPA内销单都是接香港电邮指示，走顺丰速递到货仓。
2. JPA内销单进仓资料为装箱单，箱封标示各两份，一份交货仓，一份签字盖章带回。顺丰速递面单需标明回单签收，并当面交代顺丰收件员，务必签单带回。
3. 有关速递费需当面仔细算清，长*宽*高/6000得计算单价，*10得运费+5元回单费，此为上海仓顺丰速递费计算，广州仓另算。
4. 进仓顺丰面单拍照传香港，面单上需标明件数，送货日期及价格。
5. 相关签收回单收到后，复印一份留底，正本件寄香港同事，用于结算。
6. 开具增值税发票。
（1） 根据香港船务部同事KATTY(00852-24016413)电邮，经JPA客户确认进仓编号的装箱单发生产部，营业部，仓库，要求办理入库出库手续，规定入库出库时间，入库在前出库在后，当月开票当月出库，不可隔月。
（2） 根据合同单价，装箱单一一对应开具开票申请单，请务必注意一份合同对应一批号一装箱单，开票时注意合同编号要标注在备注栏，规格型号严格按照合同上所签订的规格型号（女士套装/男士套装/针织裙等），单价要区分含税单价或不含税单价，价格万不可错。出库单号需一一标注在开票申请单上。
（3） 开票申请单，合同，装箱单及仓库出库单一并交接财务，财务开具增值税发票后，发票联，退税联两联复印一份留底，正本件顺丰快递香港同事，并将顺丰快递单号，发票号码一一电邮香港同事。
注意事项：JPA客对开具增值税发票要严格要求，品名，规格型号，合同号需一一标明不可错。注意仓库出库单，购货单位为：上海睿盈贸易有限公司，一定要注意不是香港肇丰针织有限公司。签收回单，VAT发票需全部寄香港同事用于结算。增值税发票财务开具后，需第一时间用顺丰速递快递给香港，不可拖延。每走一批货，及时更新台帐汇总。
（三） JPA单合同签订
根据香港同事RAYMOND(00852-24016406)电邮有关合同单价，与富春江浙江桐庐富霖公司/康宁公司签订合同。注意合同号自行编号，如TF-FU20150001（富春江）TF-KANG20150001(康宁)以此类推，合同号不可重复。有关合同内容请根据生产单来完善：生产单号，款号，货号，货物描述，重量，针数，原料，销货条件，价格，交货日期。一式两份发富春江，一并抄送香港有关同事（船务部BETTY,RAYMOND,KATTY,营业部JUDY,JAYL,财务部ANNA, Stephen），对方签字盖章回传寄出，收到后申请用印申请交领导审批，签字盖章复印一份留底，正本件一份交接财务，一份顺丰速递富春江/康宁，并电邮告知具体顺丰快递单号。
四、TF代KW加工开具增值税发票
1、 有关TF代KW代加工，需开具含17%增值税发票。根据生产单号，完成工序，泰丰发货数量，港惠收货数量，海关备案数量，香港集团确认生产单价，开具开票申请单。请注意单价，香港给出单价为一打含税单价，请/12折算为1件含税单价。
2、 并电邮通知将确认开票数，生产单号两栏发生产部，营业部，仓库办理入库出库手续。入库在前出库在后，当月开票当月出库，不可隔月。
3、 通知仓库出出库单，签字并带回白联，请注意出库单容易出错地方：购货单位为惠东县港惠针织有限公司，不是香港肇丰针织有限公司。请根据开票申请单按照顺序一一对应出库单，并将出库单号标注在开票申请单上。
4、 开票申请单，出库单，香港电邮有关单价一并交接财务，财务开具增值税发票，发票联，退税联复印一份留底，正本件寄港惠针织有限公司财务部黄国英（0752-8876212-318）收，并将顺丰速递单号，发票号码电邮给对方，告知对方注意查收。
注意事项：香港确认单价为每打单价，开票申请时注意折算为每件单价。电邮通知生产部，营业部，仓库办理入库出库手续只需列明生产单号及最终确认开票数，其他一并删除。出库单购货单位为：惠东县港惠针织有限公司。
五、 KW等外发厂代TF加工：
KW，新源通，南方等外发厂代TF加工，需TF签订合同，确定单价，确定加工工序。请注意代加工工序不一样，单价不一样。代加工单价由香港确定，生产单号及加工数量等信息需与我司生产部核对，生产部核对无误后，告知财务部。最终再与出口数量比对，差数标记出来。请注意：此单价为每打单价。合同签订后，第一时间发香港集团。
六、玛莎单操作流程：
1、 根据PO单截仓期追生产进度，告知KW及TF生产部此单截仓期，最迟落货期。
2、 安排进仓。货物OK后，电邮通知生产部，营业部，仓库等入库出库，安排进仓。PO单截仓期为死期，货物进仓日期必须在截仓期之前，故最终落货日期须至少提前两天，最晚截仓期前一天发货，不得推迟。否则客仓收到货后，签收回单上显示签收日期晚于截仓期会扣款。
3、 截仓文件包括HANGING PACKING LIST, DELIVERY NOTE - M&S  Shanghai .PRE-ALERT FOR GOODS ARRIVAL及PO，PN单，5份资料一式两份，一份交货仓，一份签收带回，请务必与快递公司交接清楚。
4、 货物进仓后，签收回单到厂后，扫描一份给香港集团WYNNIE,阿平，阿辉，RAYMOND，自己留档原件。
5、 根据PO开票申请开具增值税发票单，附上PO，仓库出库单，签收回单交接财务。
6、 所有VAT文件交接上海玛莎商业有限公司财务孙杰021-62178866-8002，地址：上海市静安区南京西路863号玛莎百货6楼。整套VAT文件包括：PO确认书一份，增值税发票正本件一份，复印件一份，PACKING LIST一份，签收回单COPY件一份。
注意事项：所有玛莎单生产数量必须严格按照PO确认单所签订的数量为准，不可多也不可少，否则不予出货。PO确认单截仓期为死期，不可推迟。仓库出库单供货商必须为上海玛莎商业有限公司，注意不可为香港肇丰针织有限公司。
六、 KW代TF出口单操作
(一)、KW代TF出口衫片
香港电邮通知由KW代TF出口衫片，确定单价，追香港衫片合同，报关资料与JPA出口单报关资料一样：合同，发票，装箱单，载货清单。报关单OK后，将装箱单，报关单发生产部，营业部，仓库安排入库，出库。货清关OK后，准备出口落货发票及与香港正式合同发香港船务部，生产部，财务部以备留档结算。
（二）、KW代TF出口成品（JP单）
香港电邮通知由KW代TF出口JP成品，我们提供单价给KW报关部李弘乐，请注意：金额超过一定数额，必须提供财务部出口退税用的出口发票，港惠海关出口需核查。以及生产此批单所购买的原料的增值税发票，供海关查验。报关资料包括：合同，发票，装箱单。若公路运输，则有在货清单，若水路运输，则是提单。水路运输需有LOAD PLAN及相关拖车公司费用发票，及报关发票，由泰丰付，具体报价单请与香港船务部BETTY,RAYMOND（00852-24046402/6406）确认，需提供相对应的对账单，收费明细，并由此打报告申请汇款。货清关后，报关单及装箱单明细（注意成品有装箱单明细）装箱单请与KW蔡志伟（0752-8876212-521）联系，发生产部，营业部，仓库安排入库出库。并准备出口落货发票发香港船务部，生产部，财务部留日后结算。
注意事项：所有单当月出口，当月开票，不可隔月。切记切记！
八、飞机单走货操作
（一）、接香港通知飞机单走货，安排订舱。订舱前，请与香港指定的船公司联系，了解订舱托书及流程。APLL需要在网上订舱，一单一合同一订舱单，步骤较繁琐，需根据网站上的流程一步一步操作。订舱OK后，有订舱编号，凭借订舱编号取进仓通知书。每家船公司订舱要求不一样，丹马士船公司只需托书即可。
（二）、订舱OK后有进仓通知书，凭借进仓通知书安排货物进仓。进仓通知书上有截仓日期，请务必保证截仓日期之前货物已进货仓。进仓需找有资历的进仓公司安排进仓，进仓OK后有进仓凭证，且需支付进仓费用，进仓费用凭进仓发票另行报销。进仓地址为船公司指定货仓，必须进仓到指定货仓。
（三）、有货代可安排报关，有货代需自行报关。根据不同的要求安排报关。
后续事宜与JP单正常出口事宜一样，需开销售发票等后续手续。
九、日常工作
1、 每月5号报送海关数据至国税局。
步骤：登录“中国电子口岸系统”——进入系统——密码82738339——出口收汇——数据报送——选择报送——截图另存为当月数据打印交财务——全部选中数据——确定向国税局报送——报送成功。
2、 每月5号统计上个月进、出口、内销所产生的费用，交接财务。费用表格需统计上个月订舱费，进口、出口报关报检拖车手续费，进口关税、增值税，内销运费。
3、 每月10号交接报关单退单给财务（即报关单退税联）。退单为出口报关单退税证明联，附上相对应的LOAD PLAN装柜次序表及B/L提单，KW代出口单附上载货清单。
现需进去电子口岸——出口退税——数据查询——结关报关单查询——右边页面出口日期选择当月如20150501——20150530，注意时间间隔不能超过30天。查询出当月一共多少笔报关单，出口日期，报送日期等信息，截图出来一一比对。再进入出口收汇——报关单核销联打印——输入当月需打印的报关单——与退税信息比对，出口汇总信息比对。在报关单核销联出口日期用红色笔标注出口报关单退税联出口日期，交接财务。
4、 每月15号进口台帐汇总，出口台帐汇总，内销台帐汇总交接财务。每进口一批货，出口一批货，内销一批货一定要及时更新台帐汇总，完善台帐信息。
5、 每月25号将当月1-25号所有出口报关单预录入单交接财务。请注意报关单预录入单有自出及港惠代出，一定要统计准确当月出口（TFFOB）所有报关单预录入单交接财务，不可影响开票。报关单预录入单所对应的生产单号，件数一一标明。
6、 每月30号进口台帐汇总，出口台帐汇总，内销台帐汇总交接财务，25-30号出口报关单预录入单交接财务。30号所交报关单预录入单是指25-30号所出口的单，当月报，不可隔月，一定要及时追报关单预录入单。
7、 去淮安市水门桥中行9号窗口取税单。乘车路线：公司炎黄路口乘坐206至涟水汽车站，从涟水汽车站坐淮涟专线至淮安汽车站，出淮安汽车站后至马路对面乘坐1号公交车至水门桥站下车，马路对面即为水门桥中行，对公9号窗口找翟玲玲（83914416/83914415）
8、 每月月底统计当月出口，开具出口落货发票签字盖章寄至香港集团船务部BETTY(00852-24016402)，用于结算。
9、 每月25日，30日进入电子口岸系统，打印出当月出口（自出、港惠代出口）销售报关单收汇核销联。电子口岸操作员卡插入读卡器，链接电脑——进入中国电子口岸网页——点击进入——输入密码82738339——出口收汇——报关单收汇核销联打印——输入需打印的报关单号——条件设定——在需要打印的报关单号后面打勾——直接打印便可。每个月汇总当月所有出口单，不可隔月。切记切记！不可隔月销售开票！当月出口当月打印交接财务。并附上相对应的LOAD PLAN，BL,设备交接单，合同，海关电子放行通知书。
10、 每个月25日上报下个月的资金计划给叶敬猛。请注意，发票必须报销入账。
十、可能出现的异常情况及处理方法
1、 进口单价海关估价，海关审单有疑问。
处理方法：针对海关所提出的疑问，当场解答，若还有疑义，将大合同及情况说明盖章交海关。有关常见问题（单价，申报要求）请参考之前的情况说明。所出每份情况说明必须交领导审阅，领导批示没有问题后，方可申请用印正本件交海关。
2、 进口毛料到厂后，仓库发现短缺
处理方法：毛料到厂仓库发现短缺，第一时间联系生产部及香港同事，咨询处理方法，是否接受溢短装条款内短缺，若接受，要求仓库补打入库单；若不接受，要求对方补毛（香港电邮指示）。
3、 进口短缺毛料补毛来毛与之前短缺毛料不符
处理方法：实际补毛与之前短缺毛料不符，色号/缸号/支数/数量等不符，需将之前短缺毛料所补打入库单部分做红字退库冲账抵消，再将实际补毛录入至收料通知。多余毛料（不需付款）入虚仓，（需付款）入实仓。请注意区分对方缸号/色号与我司缸号/色号，一一对比并换至我司毛料资料入仓。
4、 出口旺季货柜紧缺
处理方法：旺季货柜紧缺，请提前五天预约车队提柜，若个堆场货柜紧缺严重，立即联系船代WWLL要求指定货柜，拿到指定密码后立即交车队提柜。自己也可联系上海各堆场箱管，随时联系货柜动向。实在搞不定，请车队帮忙到堆场预留货柜，此操作会产生异常费用，不到万不得已不可操作，须向领导请示。
5、 出口来柜有漏洞，有异味，有脏迹
处理方法：货柜到厂后，请第一时间检查货柜是否干净、干燥、无异味、无污迹、无破洞，若出现以上情况，立即联系报关行要求换柜。若时间赶不及，先简单清扫下，确保不会污染我司货物的情况下，先装货柜，到场站再倒柜。倒柜后的箱号，封号要第一时间更改，并提供给船公司，报关行，所涉及的所有资料必须重新更改正确资料。
6、 出口报关出错
处理方法：若发现报关行没有严格按照我司所出报关单报关，导致报关资料有误，影响我司收汇，请要求报关行删单重报。若船期赶不及，要求报关行承担一切损失。联系香港此次先按照此笔已报关价格结算，所损失的部分留置下次增减。
请注意：所有进口付汇必须按照报关单上面金额付汇，出口收汇必须按照报关单上面金额收汇。