印章管理办法

印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正 常经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为避免因印章管理不善给公司造 成不必要的经济损失，维护公司的利益，现根据XX汽车服务股份公司印章管理办法，结 合公司实际，制定本办法。
第一条 总则
1、本办法适用于XXXX区域及其所属各、参控股公司（以下简称各公司）。
2、XX区域总经理授权XX区域XX部负责区域总部印章的刻制、发放、更换、回 收和销毁工作；各管店总授权所辖店面XX部负责本店面印章的刻制、发放、更换、回收 和销毁工作。
3、区域总部印章保管人由XX区域总经理授权相关人员负责；各店面印章保管人由 管店总授权相关人员负责。
4、任何违反本规定给公司造成损失的，予以XX和经济处分，造成严重损失或情节 严重的将追究其刑事责任，移送到相关机关处理。
第二条 印章的分类： 印章分为公章（即以公司名称为内容的印章）、合同专用章、部门专用章（人力资源
部章、XX部章等）、业务类专用章（公司验车专用章、维修保养专用章、保险理赔专用 章等）、财务类印章（财务专用章、结算专用章、发票专用章）、私人印鉴（即用于银行印 鉴等公司业务之需的董事长或执行董事、法定代表人或个人签名的印章）、其他非经营组 织印章（包括工会印章以及以公司为发起人的民间社团组织印章等）。
第三条 印章的刻制、登记备案与启用
1、公司的下列印章必须在当地公安机关存档备案，并在当地公安机关指定的印章公 司刻制：公章、合同章、财务专用章及发票专用章。发票专用章还必须在税务机关备案。
2、各公司均不得刻制XX区域或其它任何公司的印章，并不得用于从事法律及公司 规定的经营范围之外的经营活动。
3、印章的刻制必须填写《印章刻制申请单》(附件一)，并按《印章刻制审批流程》（附 件二）逐级履行 OA 审批手续后方可刻制。
4、印章刻制限制性事项：
（1）以上印章，原则上只允许刻制一枚．法定代表人章，同一区域只允许留存一枚， 由专人负责保管。
（2）除XX区域总部外，下属各参、控股公司均不得刻制部门章。
 

（3）各公司业务类专用章的刻制必须以某一专项业务为内容，并不得使用公司注册 全称，印章的形状不能使用正圆形和椭圆形。
（4）若需要刻制公司相关领导的私人印鉴必须有相应报告，经公司总经理审批和本 人允许后方可刻制。
5、印章启用时应填写《印章启用授权审批单》（附件三）。 第四条 印章的更换：
公章的更换须报XX区域总经理审批。财务印章的更换以及银行预留印鉴的变更均须 报XX区域财务总监和总经理审批。
第五条 印章的保管
1、各类印章的保管人和责任人：按照“谁保管，谁负责”的原则，印章管理员和印 章所在部门的负责人均为印章责任人。同时，印章的保管实行各公司总经理总负责制，各 公司总经理为印章保管的第一责任人。
2、印章管理部门和印章管理员的职责：
（1）保证印章的安全：印章管理员必须妥善保管印章，存放在保险柜中，未经批准， 印章管理员不得任意委托他人代行职权，如有遗失，必须及时逐级报告公司负责人，并及 时登报作废，如有必要要及时通知利益关系人。
（2）监督审核：负责监督某一类印章的使用和管理，负责用章申请单填写的监督、 领导审批权限的审核以及其他相关资料的审核。
（3）印章保管人需存留盖章后的重要文件复印件，以备查考。
（4）印章保管人变更时（如遇离职、调离等情况），将由XX区域总经理授权的有关 人员重新指定保管人，原保管人应填写《印章保管移交单》（附件四）并做好印章的移交 手续，原保管人应将印鉴、用印记录完整归档移交，并指导新保管人学习印章管理办法及 相关业务工作。移交期间移交双方因违反印章管理办法所出现的隐埋风险由移交双方承担。
（5）印章保管人以及档案人员不能以任何形式向无关人员提供用印后的文件信息， 非经办人员查阅用印记录需经过逐级审批。
（6）为保证该管理办法的有效实施，每位印章的保管人员和相关责任人都必需与公 司签订《印章管理责任书》（附件五）以示其明白自己的上述责任。
3、用印登记、印模档案、印鉴使用起始记录、印鉴移交记录及印鉴保管人的档案存 放期不低于十年。
第六条 印章的使用
1、各类印章的使用必须严格控制在规定的使用范围之内，并按相应的审批权限进行 审批后方能用印。具体范围和审批权限详见附件六《XX区域及各公司：各类印章的使用

范围和审批权限》。
2、印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先走 OA 申请， 并填写《印章外出使用申请单》（附件七），如需带公章或合同章外出,XX区域总部须经 公司总经理批准后（各公司须经分管领导批准），封闭印章，并由两人以上共同携带使用。 如需带财务印章外出，须经XX区域财务总监批准，封闭印章（使用后即时封闭印章）， 并由财务两人以上共同携带使用。
3、使用公章和合同章，需提交 OA 印章使用申请，并注明用印页数、份数、次数，同 时添加需盖章文件的附件，若审批人外出并无法批阅 OA，可以以电话、邮件、传真形式审 批，以电话审批的，需注明接听或拔出号码以及时间，以邮件、传真方式批准的需要将邮 件打印或传真件复印存档。待审批人批示完成后，打印存档。
4、财务部常规资金支付使用银行预留印鉴，需办理相关业务审批流程后使用；业务 部门用印，以获批单据为用印依据。以上均无须另行签批。
5、需盖公章的文件如涉及数额巨大的或者对公司经营产生重大影响的，必须事先经 公司法律顾问审阅，由XX区域财务总监、总经理根据审批权限审核，超出审批权限的， 需要上报XX汽车股份公司相关领导审批。
6、严禁在空白文件或纸张上用印，若确因工作需要，必须在《印章使用审批表》上 说明用途及份数，并必须得到XX区域总经理批准，财务章必须得到XX区域财务总监的 批准。如已使用的，必须复印备案，未使用的空白文件，必须交回公司。
7、用印文件需存留复印件，并附 OA 审批单之后，印章保管人需妥善保管，以便核查。
（公司各种证照复印件、财务报表复印件、审计报告复印件、验资报告复印件、章程及历 次修正案复印件等常规性可备查的文件用印后无需留存复印件。）
8、OA 审批结束且已盖章后录入《印章使用审批表数据库》（附件九），方便查找。
9、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得 擅自使用。
第七条 印章的作废和销毁 印章如需作废，申请人参照印章刻制流程填写《印章销毁审批单》（附件十），履行完
审批手续之后交由XX区域XX部统一销毁，并作好销毁记录。如需通过公安机关进行销 毁的，按公安机关印章报废流程进行。印章作废后即不能继续使用，如因特殊情况使用， 必须经XX区域总经理书面批准，并做好登记备案。
第八条 罚则
1、违反本管理办法，未对公司造成重大经济损失及不良社会影响的，将对相关责任 人给予罚款处罚：
 

（1）用印登记信息不全的分别给予保管人及主管领导 100 元/次罚款处罚。
（2）因保管人管理不善，造成非印章保管人私自加盖印章、印章丢失、印章损毁的， 对印章保管人、主管领导分别处以 1000-3000 元罚款； 对非印章保管人员私自加盖印章 者给予 5000 元罚款处罚。
（3）未经审批或审批流程尚未结束，擅自用印的，对印章保管人及主管领导分别处 以 3000-5000 元罚款处罚；
（4）未经审批私自刻制印章的，对相关责任人及主管领导分别处以 3000-5000 元罚 款。
（5）对于其他违法本管理办法的行为，公司有权对相关责任人处以 100-5000 元的罚 款。
除上述处罚外，公司有权对相关责任人进行职位调整或解除劳动合同。
2、违反本管理办法对公司造成重大经济损失及不良社会影响的，除以上处罚外，将 由相关责任人对公司的损失予以赔偿；情节严重构成犯罪的，公司将追究其法律责任。
第九条 本制度于 2012 年 10 月 1 日开始实施。同时 2009 年 12 月 1 日发布的 HA-08-043《印章管理制度》及原山东区域相关管理制度废止。新办法由XX大区XX负 责解释。