办公室管理制度

一、文件资料管理制度

1、总则

为保证项目施工现场使用的文件和资料得到有效管理，特制定本制度

2、适用范围

本制度适用于对公司实施项目管理体系要求所形成的全部文件和资料，包括适当范围的外来文件和资料的管理

3、职责

⑴经理办公室负责组织贯彻实施本制度

⑵经理办公室综合档案室负责公司项目挂你文件的收发，文件和资料的贮存和管理

⑶各职能部门负责职责范围内支持性文件和资料以及作业指导书的编制、发放、更改的控制和管理

⑷项目经理部负责对接收的文件、资料和施工过程中形成记录的控制和管理

4、文件资料的编制与审批

⑴各职能部门按项目管理职责编制相应文件

⑵文件拟稿要求一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，字迹清楚

⑶文件底稿应保留，并附在一份印制的文件后面由经理办公室综合档案室存档备查

⑷项目管理职能部门编制的支持性文件，由职能部门领导审批，必要时，由公司主管领导审批。纳入公司项目管理体系支持性文件范围的国家法律以及上级部门颁发的有关管理办法、文件等，唷各职能部门领导确定

⑸文件和资料内容需进行更改，由制定该文件的部门负责实施。文件和资料经多次或大面积内容更改后，要重新印制

⑹文件和资料更改的审批由原审批部门或人员进行。若指定其他部门或人员审批时，该部门或人员要获得原审批部门或人员所依据的有关背景资料。禁止未经授权和批准的任意更改

⑺文件更改时，与更改文件有关的其他文件的相关内容必须同时修改，以保证相关文件的有效性

⑻各职能部门编制〈文件修改记录〉，记录文件的修改情况

⑼对项目管理体系有效运行起重要作用的各个工作场所，都得使用相应文件的有效版本，及时撤出作废文件

5、文件资料登记、发放和回收

1）文件和资料登记

项目管理职能部门、项目经理部的资料员按文件编号、文件名称等项目，填写〈受控文件清单〉。项目经理部与业主、设计单位、监理单位之间涉及工程项目的来往函件也要进行登记，按本单位实际情况对文件、资料分门别类进行登记

2）文件的收发

⑴文件饿发放范围，由该文件的批准人决定。资料员按规定发放，收文人员必须在〈发放回收登记表〉上签字，以便备查

⑵项目经理部需要分发的文件和资料，如目标、指标及管理方案等，由主管领导确定发放范围，资料员负责发放，并填写〈发放回收登记表〉

⑶各职能部门下发的支持性文件应及时通知公司经理办公室综合档案室

3）文件资料的回收

⑴资料员对被替代或作废、失效文件和资料，按发放范围及时回收，并在〈发放回收登记表〉上注明回收日期

⑵资料员对调离本单位人员领取的文件和资料予以回收

⑶项目经理部解体时，各职能部门对其领用的文件和资料予以回收

6、文件和资料的存档

⑴项目管理职能部门和项目经理部的资料员每半年检查一次在用文件和资料的有效性，并将检查结果报送公司经理办公室综合档案室

⑵作为资料留存的作废文件和资料，由资料员将其及时交回公司经理办公室综合档案室，并在登记此文件的相关表格上标识出“该文件作废”字样。该文件由发放部门销毁

⑶经理办公室综合档案室保管体系管理文件和职能部门移交的全部文件和资料

⑷综合档案室于次年一季度前收回替代或作废、失效的管理文件。填写〈文件销毁（留用）申请表〉，报部门领导批准后统一销毁。

附表：

               受控文件清单                        附表11-12

注：文件作废或换版时，在备注栏中注明。