会议管理办法

第一章  总则
第1条 为规范公司会议管理，提高会议质量和效率，制定本办法。
第2条 本办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。
第3条 主要职责。
1.集团领导：负责重要会议计划方案及会议纪要的审批。
2.集团行政管理中心：负责会议计划方案的策划、落实以及会议的通知、考勤、纪律管理、后勤服务等。
3.集团各中心：负责相关会议组织、召开、参与、准备及会议决定的落实等。
第二章  会议类型
第4条 固定会议。主要指公司级别的相对固定的大型综合会或专题会议等。
会议名称 召集部门 会议周期 参会人员 议题和活动
股东大会 董事会 年度
每年4月 股东、董事会成员、监事会成员；集团中高层以上管理人员和各分公司经理 审议通过董事会、监事会工作报告以及财务工作报告
公司年会 企业管理
中心 年度
春节前半个月左右 分公司主要管理人员，获奖人员，部分项目经理，总部全员 年度工作报告、年度表彰、年终聚餐
经营工作会议 经营管理
中心 半年度
过年后和6月底 各分公司经理、经营负责人、部分项目经理；集团总部各部门负责人 经营工作总结及座谈
财务工作会议 财务管理
中心 半年度
过年后和6月底 集团财务部门全员
各分公司财务负责人 财务工作总结及座谈
质安工作会议 工程管理
中心 半年度
过年后和6月底 集团工程部门全员
各分公司负责人 工程质量、安全、创优的总结与座谈
公司例会 企业管理
中心 每周
周一召开 公司高管
各部门负责人 上周重大问题及部门计划执行情况等
第5条 非固定会议。指各种非固定的专题会议、接待会议、研讨会以及其他各种临时会议。包括信息化会议、接待上级主管主管部门与合作单位的会议，部门研讨会、培训会议等。
第6条 会议的形式。可分为现场会议、视频会议、电话会议等。年度、半年度的固定大型会议，需要现场参与；其他会议可根据情况灵活选择相应的会议形式，但应保证一定的现场会议次数。
第三章  会议计划
第7条 制定会议计划方案。按固定、非固定两类会议，行政管理中心做不同的计划方案。
1.固定会议计划：行政管理中心可在每年年末制定第二年的会议计划（不含每周例会），填写《会议计划表》，并上报集团领导审批，在第二年年初公布计划。
2.非固定会议计划：各会议组织部门需在每月25号前向行政管理中心呈报会议需求，填写《会议需求表》，行政管理中心收到会议需求后，进行统一规划，制定月度会议计划，填写《会议计划表》，并将方案上报集团领导，经协调确认审批后，行政管理中心负责在每月30号公布下月会议计划安排。
3.每周例会固定在每周一上午9:00在公司会议室召开，特殊情况需变动的，应于上周周四发出下周例会变动计划的通知。
第8条 组织实施。行政管理中心负责协助其他部门组织会议，其他部门负责具体的会议计划实施，组织协调人员，主持召开会议。
第9条 计划控制。行政管理中心负责督促其他各部门执行会议计划，当出现临时突发状况，行政管理中心负责及时调整计划，合理安排，保证会议的顺利召开。
第四章  会议准备
第10条 公布会议通知。会议通知由责任部门提前3天拟定（大型会议需提前7天），责任部门按《会议通知》模板（附件3）填写好内容，通知的内容包括会议时间、参会人员、讨论主题、会议议程等，经部门负责人确认后发给行政管理中心，行政管理中心审核后进行公布。
第11条 会场安排。行政管理中心协助会议责任部门按照会议要求，负责会场准备，按照《会议准备确认表》准备好各类物品，责任部门负责人和行政管理中心负责人进行确认。对于电话会议和视频会议，应事先请公司系统管理员调试，确保设备正常运转。
第12条 会议室使用。会议室的使用由行政管理中心统一安排，行政管理中心负责安排清洁人员打扫会议室，保持会议室的干净、整洁。临时需用会议室的部门及人员要通知行政管理中心，行政信心中心进行登记，并准备相关物品，安排会后打扫。
第13条 参会人员、场地、住宿、用餐等事项确认。责任部门在会议通知发出以后在开会之前，必须安排专人负责会议场地、参会人员的确认工作。
第14条 参会人员预备工作。
1.参会人员需按会议通知要求准备会议材料。材料内容包括上次会议决议的实施情况、上一阶段主要工作、下一步工作计划、拟提交讨论的议案等。
2.参会人员如有重要材料容汇报，应提前至少一天发送给其他参会人员。
3.不允许提出对于本次会议未准备讨论的议题或本部门内部协调即可解决的问题。
第五章  会议召开
第15条 会场纪律。
1.准时出席，不迟到、早退、缺席；
2.会议期间关闭通信工具或将通信工具设在振动位置，确需接听时，应到会议室外，切勿影响会议的正常进行。
3.会议期间不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡；
4.与会人员不准做与会议无关的杂事，不得在会场上随意走动。
5.不泄露会议机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。
第16条 签到。与会人员在《会议签到表》上签到，会议记录人员或会议组织部门指定专人对签到进行确认。
第17条 会议议程原则。会议组织者要明确会议议程原则，并向会议主持人和记录人等转达议程原则，以确保会议的有效进行。
1.会议主持。会议由主持人负责引导会议进程，完成会议的各项议程。
2.会议记录。组织者指定专人做会议记录，会议记录可采用录音、笔录、摄影等方式，以确保记录准确。重要会议应安排拍照，供公司新闻稿用。
3.时间控制。主持人按照会议议程控制会议时间，会议记录人员对主持人做出提醒，经主持人提议可以适当延长会议时间。
4.主题明确。会议围绕会议主题进行发言、讨论，主持人要确保主题明确，对跑题、偏题的发言要及时指出，会议记录人员对主持人做出提醒。
5.形成决议。会议最后要形成决议或结果，由主持人确认。
6.会议结题。主持人在会议最后做出总结，宣布会议决议或结果。
第六章  会后落实
第18条 会议材料的整理与存档。
1.会议材料搜集、汇总。在会后1天内，会议发言人应将本人会议上所用书面材料的电子稿提交会议记录员和行政管理中心。
2.会议纪要整理、发布。在会后2天内，会议记录员整理好会议纪要，提交给部门领导或集团领导审阅后，再交给行政管理中心，由行政管理中心负责发送给相关部门。
3.存档、备案。行政管理中心档案管理人员，对会议材料和会议纪要进行归类存档，作为公司的知识资源。
第19条 决议落实。会议上形成的决议由相关主管部门负责督办、落实，决议的完成情况由监督审计中心负责监督、检查，并计入部门考核。
第20条 会议统计。行政管理中心每月3号之前汇总上月会议情况形成《每月会议完成报表》，内容包括会议计划与执行、会议考勤、纪律、会议决议等；及时收集会议决议的执行进度，并适时公布。
第七章  会议总结
第21条 会议管理总结。行政管理中心每个月对会议管理的实际情况做出总结，包括执行情况、问题、建议等，并根据会议管理经验，不断完善会议管理办法和流程。
第22条 会议运行总结。各部门应对会议的有效性进行总结，提出意见和建议，组织专题会议研讨会议召开的频次与方式、会后实施与监督办法，不断改进会议效率、质量。
第23条 会议中，各部门应对上一个周期会议上提出各项问题的解决情况进行反馈，有结果的反馈结果，没有结果的则反馈具体解决到哪一步，预计还有多少时间能完成，明确时间和主要推进步骤。
第八章  附则
第24条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。
第25条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。
第26条 附件：（1）会议计划表；（2）会议需求表；（3）会议通知；（4）会场准备确认表；（5）会议签到表；（6）每月会议完成报表。